Visselblåsning

På Dala Energi strävar vi efter att ha en öppen och transparent arbetsplats, där missförhållanden inte ska förekomma. Det är därför viktigt för oss att det finns tydlig information om hur man kan rapportera konfidentiellt och säkert. Genom att göra det enkelt att rapportera, värnar vi tillsammans om att främja medarbetarnas, kundernas och allmänhetens förtroende för oss.

Du kan visselblåsa och erhålla skydd från visselblåsarlagen om du är arbetstagare, volontär, praktikant, verksam aktieägare, person som annars står till förfogande för arbete under vår kontroll och ledning eller ingår i vår förvaltnings-, ledings- eller tillsynsorgan. Entreprenörer, underentreprenörer och leverantörer till oss som fått reda på missförhållanden inom företaget kan även rapportera.

Att du har avslutat ditt arbetsrelaterade förhållande med oss, eller att det inte har påbörjat än, är inte ett hinder för att rapportera om ett missförhållande.

Vid misstanke om ett möjligt missförhållande, lag- och/eller regelbrott kan du rapportera detta som ett visselblåsningsärende. Vid rapporteringen är det viktigt att du vid tidpunkten för händelsen hade rimliga skäl att tro att den information om missförhållanden som rapporterades var sann. Vid bedömningen av om rimliga skäl förelegat ska omständigheter och information som varit dig tillhanda vid rapporteringstidpunkten ligga till grund för om du kan ha antagit att missförhållandet varit sant. Det ska också kunna anses vara en överträdelse som kan visselblåsas och därmed ge dig skydd enligt lagen. 

Du kan rapportera information om missförhållande i ett arbetsrelaterat sammanhang som det finns ett allmänintresse av att det kommer fram. Vid andra typer av personliga klagomål som inte har ett allmänintresse av att de kommer fram, exempelvis tvister eller klagomål angående arbetsplatsen eller arbetsmiljön, uppmanar vi dig att i stället ta kontakt med din närmsta chef. Detta för att säkerställa att dessa ärenden hanteras på bästa möjliga sätt.

Exempel på missförhållanden av allvarlig karaktär som bör rapporteras om:  

• Medvetet felaktig bokföring, intern bokföringskontroll eller annan ekonomisk brottslighet. 
• Förekommande av stöld, korruption, skadegörelse, bedrägeri, förskingring eller dataintrång.  
• Allvarliga miljöbrott eller stora brister i säkerheten på arbetsplatsen. 
• Om någon utsätts för allvarliga former av diskriminering eller trakasserier.  
• Andra allvarliga missförhållanden som rör enskildas liv eller hälsa.  
• Andra allvarliga missförhållanden som rör företagets vitala intressen.  

Dessutom finns möjligheten att rapportera information om missförhållanden framkomna i ett arbetsrelaterat sammanhang som strider mot EU-rättsliga rättsakter eller bestämmelser. Misstänker du att detta förekommer, läs då gärna visselblåsarlagen 2 § och visselblåsardirektivets tillämpningsområde i artikel 2 och bilaga del 1 för tillämpliga lagar.

3.1 Skriftlig rapportering  
Vid ett skriftligt ärende använder vi oss av vår digitala visselblåsarfunktion Visslan. Den är alltid tillgänglig genom https://dalaenergi.visslan-report.se/ . På hemsidan väljer du att “rapportera” för att sedan beskriva det misstänkta missförhållandet. Beskriv gärna vad som hänt så ingående som möjligt, för att vi ska kunna säkerställa adekvata åtgärder. Det är möjligt att bifoga ytterligare bevisning, i form av exempelvis skriftliga dokument eller bilder.

3.1.1 Känsliga personuppgifter 
Vänligen inkludera inte känsliga personuppgifter om personer som nämns i din rapport om det inte är nödvändigt för att kunna beskriva ditt ärende. Känsliga personuppgifter är uppgifter om; etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i en fackförening, hälsa, en persons sexualliv eller sexuella läggning, genetiska uppgifter, biometriska uppgifter som används för att entydigt identifiera en person.

3.1.2 Anonymitet 
Du kan vara anonym under hela processen utan att det påverkar ditt rättsliga skydd men du har även möjlighet att bekänna din identitet under strikt konfidentialitet. Anonymitet kan i vissa fall försvåra ärendets uppföljningsmöjligheter och de åtgärder vi kan utföra, men i sådant fall kan vi be dig att under strikt konfidentialitet bekänna din identitet senare.

3.1.3 Uppföljning & inlogg 
Efter att du rapporterat kommer du att få en sextonsiffrig kod, som du framöver kommer kunna logga in på Visslan med från https://dalaenergi.visslan-report.se/.  Det är väldigt viktigt att du sparar koden, då du annars inte kommer kunna få åtkomst till ärendet igen. Om du tappar bort koden kan du skicka in en ny rapport där du hänvisar till den föregående rapporten. 

Inom sju dagar kommer du att få en bekräftelse att ärendehanterare mottagit din rapportering. Ärendehanterare är den oberoende och självständiga part som tar emot ärenden i rapporteringskanalen, vars kontaktuppgifter finns bifogade i “6.1 Kontaktuppgifter till ärendehanterare”. Vid frågor eller funderingar kan du och ärendehanterare framöver kommunicera genom plattformens inbyggda och anonyma chattfunktion. Du kommer få återkoppling inom tre månader med vilka eventuella åtgärder som planerats eller genomförts med anledning av rapporteringen.

Det är viktigt att du, med din sextonsiffriga kod, loggar in med jämna mellanrum för att svara på eventuella följdfrågor ärendehanteraren kan ha. I vissa fall kan ärendet inte tas vidare utan svar på sådana följdfrågor från dig som rapporterande person. 

3.2 Muntlig rapportering
Det är även möjligt att rapportera ett muntligt ärende genom att ladda upp en ljudfil som en bilaga vid skapandet av ett ärende på https://dalaenergi.visslan-report.se/. Du väljer då “Ja” på frågan om bevisning för att kunna ladda upp din fil. I ljudfilen beskriver du samma sakomständigheter och detaljer som du hade gjort i ett skriftligt ärende.  
 
Därtill kan ett fysiskt möte med ärendehanterare begäras via Visslan. Detta görs lättast genom att antingen begära det i ett befintligt ärende, eller att skapa en ny rapport. 

3.3 Extern rapportering
Du har också möjlighet att rapportera om missförhållanden externt. Extern rapportering sker genom att du kontaktar behörig myndighet eller, i tillämpliga fall, EU:s institutioner, organ eller byråer. Kontaktupplysningar till dessa finns på följande webbadress: Externa rapporteringskanaler för visselblåsning 

4.1 Rätt till konfidentialitet
Under ärendets handläggning kommer det säkerställas att identiteten på dig som rapporterande person behandlas konfidentiellt och obehöriga personer kommer inte att ha åtkomst till ärendet. Vi kommer inte att avslöja din identitet utan ditt samtycke om gällande lagstiftning inte tvingar oss, och vi kommer säkerställa att du inte utsätts för repressalier med anledning av din rapportering. 

4.2 Skydd mot repressalier
Vid visselblåsning föreligger det skydd mot negativa konsekvenser från att ha rapporterat ett missförhållande, i form av ett repressalieförbud. Skyddet mot repressalier gäller även personer på arbetsplatsen som bistår den rapporterande personen, dina kollegor och anhöriga på arbetsplatsen, och juridiska personer som du äger, arbetar för eller annars har anknytning till.

Detta innebär att hot om repressalier och försök till repressalier inte är tillåtna. Exempel på sådana är; du skulle bli uppsagd, få ändrade arbetsuppgifter, ålagda disciplinåtgärder, hotad, diskriminerad, svartlistad inom din bransch, eller dylikt på grund av att du visselblåst. 

Även om du skulle identifieras och utsättas för repressalier omfattas du fortfarande av skyddet, om du hade rimliga skäl att tro att missförhållandet som rapporterades var sant och inom visselblåsarlagens tillämpningsområde. Notera dock att du inte är skyddad om det är ett brott i sig att anskaffa eller ha tillgång till informationen som rapporterats.  

Skyddet mot repressalier gäller även i rättsliga förfaranden såsom förtal, upphovsrättsintrång, brott mot tystnadsplikt, överträdelse av dataskyddsregler, röjande av företagshemligheter eller avseende ersättningsanspråk som bygger på privaträtt, offentlig rätt eller kollektiv arbetsrätt. Du ska inte åläggas ansvar av något slag som en följd av rapporter eller offentliggöranden under förutsättning att du hade rimliga skäl att tro att det var nödvändigt att rapportera eller offentliggöra sådan information för att avslöja ett missförhållande.

4.3 Offentliggörande av information 
Skyddet gäller även vid offentliggörande av information. Det förutsätts då att du har rapporterat internt inom företaget och externt till en myndighet, eller direkt externt, och ingen lämplig åtgärd har vidtagits inom tre månader (i motiverade fall sex månader). Skydd erhålls även då du haft rimliga skäl att tro att det kan föreligga uppenbar fara för allmänintresset om det inte offentliggörs, exempelvis i en nödsituation. Samma gäller då det vid extern rapportering finns risk för repressalier eller att det är osannolikt att missförhållandet kommer avhjälpas på ett effektivt sätt, exempelvis vid risk för att bevis kan döljas eller förstöras.   

Notera dock att detta skydd inte tillämpas om du som rapporterande person lämnar ut information direkt till medier i enlighet med ett annars gällande skyddssystem för yttrande- och informationsfriheten. Du har alltså fortfarande meddelarskydd och anskaffarfrihet där det är tillämpligt.  

4.4 Rätt till genomgång av dokumentation vid möten med ärendehanterare 
Om du begärt ett möte med ärendehanterare kommer denne/dessa att med ditt samtycke säkerställa att fullständig och korrekt dokumentation av mötet bevaras i en varaktig och åtkomlig form. Detta kan ske genom exempelvis en inspelning av samtalet eller genom att föra protokoll. Efteråt kommer du att få tillfälle att kontrollera, rätta och godkänna protokollet genom att underteckna det.  

Spelades samtalet inte in har ärendehanterare rätt att dokumentera samtalet genom protokoll. Efteråt kommer du att få tillfälle att kontrollera, rätta och godkänna transkriberingen genom att underteckna det. 

Vi rekommenderar att denna dokumentation förs i Visslans plattform genom att visselblåsaren skapar ett ärende där informationen kan samlas på ett säkert sätt. 

Vi säkerställer att vår hantering av dina personuppgifter alltid i enlighet med allmänna dataskyddsförordning (“GDPR”).  

Dessutom kommer samtliga personuppgifter utan relevans för ärendet att raderas och ärendet sparas endast så länge det är nödvändigt. Som längst kommer ett ärende få behandlas två år efter dess avslutande. För mer information om vår hantering av personuppgifter se Behandling av personuppgifter

Har du ytterligare frågor angående hur vi hanterar visselblåsarärenden är du alltid välkommen att kontakta ärendehanterare.

Vid tekniska frågor om plattformen Visslan, skapa gärna ett ärende på https://dalaenergi.visslan-report.se/Skulle det inte vara möjligt, kontakta The Whistle Compliance Solutions AB som utvecklat Visslan. Kontaktuppgifter finns nedan.

6.1 Kontaktuppgifter till ärendehanterare 
Företag; Advokatfirman Lindahl KB   
Email: reception.goteborg@lindahl.se 
Telefonnummer: +46 31 799 10 00 

Intern kontaktperson
Namn: HR-kontoret 
Email: hr@dalaenergi.se

Kontaktuppgifter till The Whistle Compliance Solutions AB  
Email: clientsupport@visslan.com  
Växelnummer: +46 10-750 08 10 
Direktnummer (Daniel Vaknine, VD): +46 73 540 10 19